Economic Order Quantity EOQ (analisis manajemen persediaan)

Berkembangnya dunia bisnis di Indonesia menyebabkan perusahaan harus bersaing secara sehat sehingga eksistensinya tetap bertahan dalam bisnis itu sendiri. Persaingan bisnis ini turut pula dirasakan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang dagang maupun manufaktur. Agar kondisi perusahan tetap dapat bertahan dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, perusahaan dituntut untuk selalu tanggap akan kebutuhan konsumennya yaitu;
1. penyediaan barang yang lengkap,
2. berkualitas,
2. pelayanan yang memuaskan,
4. keamanan,
5. serta harga barang yang kompetitif.
Salah satu usaha yang paling penting yang harus dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang dagang maupun manufaktur adalah memperhatikan persediaan barang, dan pembelian barang yang untuk di jual (persediaan ini meliputi barang jadi maupun barang setengah jadi) oleh karenanya pihak perusahaan harus mampuh menganalisis dan membuat kebijakan strategis dalam memanejerialkan persediaan;

Biaya pemesan variabel dan biaya penyimpanan variabel mempunyai hubungan terbalik, yaitu semakin tinggi frekuensi pemesanan, maka semakin rendah biaya penyimpanan variabel. Agar biaya pemesanan variabel dan biaya penyimpanan variabel dapat ditekan serendah mungkin, maka perlu dicari jumlah pembelian yang paling ekonomis, yaitu dengan rumus :

EOQ = 2 A S / C P

EOQ = Economic Order Quantity
A = Kebutuhan Bahan Baku untuk Tahun yang akan datang
S = Biaya pemesanan variabel setiap kali pemesanan
C = Biaya/unit, harga faktur dan biaya angkut/unit yang dibeli
P = Biaya penyimpanan variabel yang dihitung berdasarkan % dari C

Contoh :

PT. EDLINO pada awal tahun 2001 menyusun anggaran biaya bahan baku sebagai
berikut :
1. Kebutuhan bahan baku setahun = 12.000 Kg
2. Harga/unit bahan baku = Rp. 100
3. Biaya Pemesanan :
---a. Biaya Variabel = Rp. 3.750
---b. Biaya Tetap/tahun = Rp. 18.000
4. Biaya Penyimpanan :
---a. Biaya Variabel = 10 %
---b. Biaya Tetap/tahun = Rp. 6.000

Dari data di atas, maka EOQnya adalah :

EOQ = 2 x 12.000 x Rp.3.750 / 100 x 10 % = 3.000 Kg


REORDER POINT
Agar pembelian bahan yang sudah ditetapkan dalam EOQ tidak mengganggu
kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahan
baku. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah :

1. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan
hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku
yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead time maka akan semakin
besar bahan yang diperlukan selama masa lead time.

2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu.

3. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan bahan minimum yang
harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya
bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi. Dari ketiga faktor di atas, maka
reorder point dapat dicari dengan rumus berikut ini :

Reorder Point = (LD x AU) + SS
LD = Lead Time
AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata
SS = Safety Stock

Contoh :

PT. Deivy menetapkan lead time bahan baku A selama 4 minggu, pemakaian ratarata sebesar 250 Kg perminggu, safety stock yang ditaksir sebesar pemakaian ratarata untuk 2 minggu. Dari data ini, maka reorder pointnya adalah sebagai berikut :
Reorder Point = (4 x 250) + (2 x 250)
= 1.500

SAFETY STOCK

Untuk menaksir besarnya safety stock, dapat dipakai cara yang relatif lebih teliti yaitu dengan metode sebagai berikut :
1.Metode Perbedaan Pemakaian Maksimum dan Rata-Rata.
Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan
pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu (misalnya perminggu), kemudian
selisih tersebut dikalikan dengan lead time.

Safety Stock = (Pemakaian Maksimum – Pemakaian Rata-Rata) Lead Time

Misalkan PT. Agung memperkirakan pemakaian maksimum bahan-bahan perminggu sebesar
650 kg, sedangkan pemakaian rata-ratanya sebesar 500 kg dan lamanya lead time 2
minggu, maka data-data tersebut safety stock sebesar:
Safety Stock = (650 – 500) 2
= 300 Kg

2. Metode Statistika. Untuk menentukan besarnya safety stock dengan metode ini,
maka dapat digunakan program komputer kuadrat terkecil (least square). Untuk
menggambarkan penggunaan metode ini, maka diberi contoh berikut ini, yaitu
untuk menaksir safety stock tahun 2001 didasarkan pada data tahun 2000.


A---------B-----------C-----------D-------------E
1-------2.600-------2.500-------100----------10.000
2-------2.300-------2.350-------(-50)---------2.500
3-------2.200-------2.350-------(-150)-------22.500
4-------2.400-------2.450-------(-50----------2.500
5-------2.750-------2.700-------50------------2.500
6-------2.500-------2.600-------(-100)-------10.000
7-------2.250-------2.300-------(-50)---------2.500
8-------2.400-------2.600-------(-200)-------40.000
9-------2.550-------2.400-------150----------22.500
10------2.250-------2.200-------50------------2.500
11------2.300-------2.340-------40------------1.600
12------1.500-------1.690-------(-190)-------36.100

Jumlah--26.000-----28.480-------(-480)------155.200

KET :

A;Bulan
B;Taksiran Pemakaian
C;Pemakaian Sesungguhnya
D;Deviasi
E;Kuadrat Deviasi



Langkah-langkah menghitung Safety Stock :
1. Menghitung Rata-rata Deviasi = - 480 : 12 = 140
2. Menghitung selisih antara total deviasi kuadrat dengan total deviasi dikuadratkan
dibagi n

(-480)2
= 155.200 --------= 136.000
n

3. Hasil langkah kedua dibagi n-1 dan hasilnya diakar kuadrat.

136.000
= √ -------------------- = 111,19
12 – 1

4. Untuk menghitung besarnya safety stock dipengaruhi dua faktor yaitu :

a. Besarnya derajat signifikan standar deviasi pada kurva normal yang digunakan,
misalnya 97% = 2 atau 99,5% = 3

b. Lamanya jangka waktu yang digunakan sebagai dasar perhitungan. Misalkan derajat
signifikan yang digunakan sebesar 99,5%, dan lama jangka waktu dasar selama 4
bulan, maka safety stock :

= (3 x 111,19 x √4) – (-40 x 4) = 827,14


JUST IN TIME

JIT merupakan pendekatan untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan persiapan yang sangat berbeda dari pendekatan tradisional. Pendekatan tradisional mengakui biaya penyiapan dan kemudian menentukan kuantitas pesanan yang merupakan saldo terbaik dari dua kategori biaya. Dilain pihak, JIT tidak mengakui biaya persiapan, tetapi sebaliknya JIT mencoba menekan biaya-biaya ini sampai nol. Jika biaya penyiapan tidak menjadi signifikan, maka biaya tersisa yang akan diminimalkan adalah biaya penyimpanan, yang dilakukan dengan mengurangi persediaan sampai ketingkat yang sangat rendah. Pendekatan inilah yang mendorong untuk persediaan nol dalam sistem JIT.
Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan : kegagalan mesin, kerusakan bahan, dan ketidaktersediaan bahan baku, sehingga memiliki persediaan merupakan salah satu solusi tradisional atas semua masalah tersebut. Mereka yang mendukung pendekatan JIT berpendapat bahwa persediaan yang banyak tidak akan memecahkan masalah, tetapi hanya menyamarkan atau menutupi masalah. JIT dapat memecahkan ketiga masalah di atas dengan menekankan pada pemeliharaan total dan pengendalian mutu total serta membina hubungan baik dengan pemasok.

6.ANALISIS ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

Perhitungan standar penyimpangan baku

D = D = å fd2
-----
n

d = Penyimpangan baku
f = Frekwensi kejadian
d = Penyimpangan kejadian dari rata-rata
n = Total pengamatan yang tersedia

Berdasarkan tabel contoh di atas, diperoleh perhitungan standar deviasi sebagai berikut :
181
d = å --------
28

= Ö 6.46
= 2.54

Untuk praktisnya persediaan pengaman dibulatkan menjadi 3.
Apabila persediaan dapar ditetapkan tiga maka pengaman terhadap persediaan kurang akan menjadi 68,27 % sedangkan apabila digunakan standar deviasi 2, maka jumlah tersebut menjadi 6 maka pengaman akan menjadi 95,45 %.
Mekanisme yang sama dapat kita lakukan untuk penyimpangan dari daur pengisian kembali. Dengan menjumlahkan kedua persediaan pengaman yang bersumber dari penyimpangan permintaan dan penyimpangan daur pengisian ulang, maka persediaan pengaman dapat ditetapkan.

Besar Persediaan Yang Harus Dibangun

Dalam membangun persediaan erat hubungannya dengan beberapa faktor sebagai berikut :

a. Biaya dan risiko penyimpanan
Makin besar jumlah obat yang disimpan, makin besar risiko obat hilang, makin besar risiko terjadinya kadaluarsa karena lambannya pemakaian, disamping pada dasarnya menyimpan obat sama dengan menyimpan uang. Dilingkungan swasta penyimpanan uang yang tidak menghasilkan atau tidak produktif berarti menyia-nyiakan sumber daya yang ada.

b. Biaya pemesanan.
Untuk pemesanan obat tersedia berbagai administrasi untuk memantau persediaan, membangun administrasi untuk melakukan pemesanan atau permintaan, menggaji orang untuk melakukan administrasi tersebut serta menyediakan formulir-formulir untuk kebutuhan tersebut.

c. Biaya pemeliharaan.
Sarana dan prasarana gudang perlu pemeliharaan dan ini membutuhkan dana.

Makin besar persediaan berarti risiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun dan membutuhkan pemeliharaan menjadi lebih besar namun dilain fihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil.
Ini berarti bahwa perlu adanya optimalisasi dari persamaan ini agar dapat dicapai keseimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.

Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah Pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quantity (EOQ).

2 Co S
EOQ = √ -----------
Cm U

Co = Cost per Order (sekali pesan)
Cm = Cost of Maintanance dari persediaan dalam setahun
S = Jumlah permintaan setahun
U = Cost per unit



Contoh :
Volume permintaan sebulan 2400 unit
Harga per unit Rp. 5,-
Biaya pemeliharaan 20 % artinya biaya untuk menyediakan barang tersebut
disebabkan karena uang yang diserap oleh produk tadi sebenarnya harus dikenai
bunga, dalam hal ini bunga Bank.
Biaya pemesanan adalah Rp. 20,-
Dengan mensubstitusi angka-angka tersebut kedalam rumus EOQ tadi maka
diperoleh hasil sebagai berikut :


EOQ = √ 2 x 20 x 2400
-------------
0.20 x 5.00
EOQ = √ 96.000
EOQ = 310

Untuk memudahkan kita bulatkan menjadi 300.

Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun adalah 300 dan ini berarti bahwa persediaan rata-rata akan menjadi 150 dalam satu daur pengisian