PENGUKURAN KINERJA TERPADU

A.   Pendahuluan

Dalam setiap organisasi perlu adanya arah yang jelas, arah dimaksud dalam organisasi adalah organisasi menerapkan pola penetapan indikator kinerja melalui pernyataan Visi, pernyataan Misi, Tujuan Strategis, Sasaran Strategis, kebijakan, program dan kegiatan. Untuk dapat menghasilkan kinerja, maka pada tahap paling awal kita perlu memilih dan menetapkan indikator kinerja yang akan dibutuhkan. Menurut Surat Keputusan Kepala LAN No : 239/IX/6/8/2003 tentang Pedoman AKIP, indikator kinerja tidak hanya ditetapkan pada level kegiatan namun juga pada level sasaran strategis.hal ini dimaksudkan untuk memperjelas capaian indikator kinerja pada tingkat kegiatan maupun sasaran agar dapat diukur secara langsung. 

Jika dihubungkan dengan akuntansi pelayanan publik, kinerja instansi pemerintah merupakan kualitas pelayanan birokrat yang diberikan kepada masyarakat. Pengukuran kinerja organisasi perlu dipersiapkan secara tepat dengan memperhatikan segala dimensi baik finansial maupun non finansial. Pertimbangannya adalah bahwa masalah yang dihadapi organisasi sangat kompleks.

Menurut buku “Reference Guide” Province Of Alberta, Canada, sebagaimana dikutip dalam Buku Modul Program Pendidikan Non Gelar Auditor Sektor Publik bahwa Pengukuran kinerja merupakan suatu metode untuk menilai tujuan yang telah dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan menurut “The Government Performance Result Act” pengukuran kinerja merupakan suatu alat manajemen yang digunakan untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas.

Pengukuran kinerja berperan sebagai alat manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi, dimana organisasi dapat menerapkan fungsi-fungsi manajemen secara bertahap dan berkesinambungan dalam suatu periode, jangka menengah maupun jangka panjang yang diukur mulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan dan evaluasi pertanggungjawaban.

Instansi pemerintah yang bertujuan memberikan pelayanan publik pada dasarnya berupa pemberian kepuasan pada masyarakat. Pencapaian kepuasan masyarakat ini menuntut kinerja instansi pemerintah berupa kualitas pelayanan (Lijan Poltak Sinambela, 2006:6) yang tercermin dari;

1.      Transparansi, yakni pelayanan yang bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secana memadai serta mudah dimengerti;

2.      Akuntabilitas, yakni pelayanan yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

3.      Kondisional, yakni pelayanan yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas;

4.      Partisipatif, yaitu pelayanan yang dapat mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan, dan harapan masyarakat;

5.      Kesamaan hak, yaitu pelayanan yang tidak melakukan diskriminasi dilihat dari aspek apa pun khususnya suku, ras, agama, golongan, status sosial, dan lain-lain;

6.      Keseimbangan hak dan kewajiban, yaitu pelayanan yang mempertimbangkan aspek keadilan antara pemberi dan penerima pelayanan publik.

Dalam pengukuran dan peningkatan kinerja serta lebih meningkatkan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah di daerah, maka setiap instansi pemerintah perlu menetapkan Indikator Kinerja Utama (IKU). IKU (Key Performance Indicator) adalah ukuran keberhasilan dari suatu tujuan dan sasaran strategis organisasi. Tujuan Penetapan Indikator Kinerja Utama yaitu: 1). Agar dapat memperoleh informasi kinerja yang penting dan diperlukan dalam menyelenggarakan manajemen kinerja secara baik; 2). Untuk memperoleh ukuran keberhasilan dari pencapaian suatu tujuan dan sasaran strategis organisasi yang digunakan untuk perbaikan kinerja dan peningkatan akuntabilitas kinerja.

Pengukuran kinerja pemerintah daerah dapat diukur dengan beberapa prinsip dibawah ini yaitu :

1.   Kejelasan Tujuan Kegunaan (Clarity of purpose)

2.   Arah (Focus)

3.   Keselarasan (Alignment)

4.   Keseimbangan (Balance)

5.   Perbaikan secara teratur (Reguler Refinemt)

6.   Indikator Kinerja yang tepat (Robust Performance Indicators)

B.   Manfaat pengukuran kinerja

     Manfaat pengukuran kinerja adalah :

1.   Memberikan pemahaman mengenai ukuran yang digunakan utk menilai kinerja manajemen

2.   Memberikan arah utk mencapai target kinerja

3.   Untuk memonitor & mengevaluasi pencapaian kinerja

4.   Sebagai dasar utk memberikan penghargaan & hukuman

5.   Sebagai alat komunikasi antara bawahan & pimpinan

6.   Membantu mengidentifikasi apakah kepuasan pelanggan telah terpenuhi

7.   Membantu memenuhi proses kegiatan instansi pemerintah

8.   Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara obyektif  

 C.   Siklus Pengukuran Kinerja

Siklus pengukuran kinerja merupakan tahap-tahap pengukuran kinerja yang harus dilakukan secara berkesinambungan agar pengukuran kinerja bisa diterapkan dengan efektif dan efisien. Tidak ada ada tahapan yang baku dalam pengukuran kinerja organisasi publik. Menurut Lohman (2003), pengembangan siklus pengukuran kinerja organisasi publik meliputi 9 (sembilan) tahap utama, yaitu:

1.   Mendefinisikan misi organisasi.

2.   Mengidentifikasi tujuan strategis organisasi dengan berlandaskan pada misi.

3.   Mengidentifikasi peran dan tanggungjawab setiap bidang fungsional organisasi dalam mencapai tujuan strategis.

4.   Untuk setiap bidang fungsional, dikembangkan ukuran kinerja umum yang kapabel.

5.   Menetapkan kriteria kinerja yang lebih spesifik pada level operasional pada setiap bidang fungsional.

6.   Menjamin adanya konsistensi dengan tujuan strategis atas kriteria kinerja di setiap level.

7.   Menjamin ukuran kinerja yang digunakan pada seluruh bidang fungsional sudah harmonis (compatible).

8.   Implementasi sistem pengukuran kinerja.

9.   Mengevalusi secara periodik terhadap sistem pengukuran kinerja untuk melihat kesesuaiannya dengan adanya perubahan lingkungan.

D.  Indikator Kinerja

Peranan Indikator Kinerja adalah sebagai :

-      Pengukuran kinerja dilakukan dgn mengembangkan variabel kunci yang sudah teridentifikasi menjadi indikator kinerja

-          Indikator kinerja dapat berbentuk faktor keberhasilan utama organisasi & indikator kinerja kunci

Dengan beberapa unsur yang dapat dirincikan sebagai berikut :

1.   Input (masukan) Indikator masukan adalah segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran. Indikator ini dapat berupa dana, sumber daya manusia, informasi dan sebagainya.

2.   Keluaran (Output) Indikator keluaran adalah sesutau yang diharapkan langsung tercapai dari suatu kegiatan yang dapata berupa fisik maupun nonfisik.

3.   Hasil (Outcome) Indikator hasil adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan.

4.   Manfaat (Benefit) Indikator manfaat adalah sesuatu yang terkait dengan tujuan akhir dari pelaksanaan kegiatan

5.   dampak (Inpect) Indikator dampak adalah pengaruh yang ditimbulkan baik positif maupun negatif pada setiap indikator yang telah ditetapkan.

Pengumpulan data kinerja sesuai unsur input, output dan outcome diatas dilakukan secara terencana dan sistematis setiap tahun sedangkan unsur benefit dan inpect dapat diukur pada akhir periode selesainya program dalam rangka mengukur pencapaian tujuan organisasi.

Misalnya :

Program Proyek / Kegiatan Indikator Kinerja

Peningkatan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas

Perbaikan / Penggantian peralatan medis yang rusak di Puskesmas.

1.  Input dana

2.  Process

-      Ketaatan padaaturan hukum dalam proses pengadaan peralatan medis.

-      Rata – rata waktu yang diperlukan untuk pembelian dan penerimaan peralatan medis di Puskesmas

3.  Output

-      Jumlah peralatan medis

4.   Outcome

-      Baiknya kualitas pemeriksaan

5.   Benefit

-      Peningkatan kesembuhan pasien

6.  Impact

-      Penurunan jumlah orang sakit.

E.   Pengukuran Kinerja

Pengukuran kinerja dapat dilakukan pengukuran dengan menggunakan    methode:

a.    Bila semakin tinggi realisasi, maka kinerja semakin baik, dengan menggunakan rumus :

     Persentase Capaian = Realisasi / Target x 100%

b.   Bila semakin tinggi realisasi, maka kinerja semakin rendah, menggunakan rumus :

     Persentase Capaian = Target – (Realisasi – Target) / Target x 100%

Pendekatan diatas dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi dalam satu beriode tertentu. Hasil dari persamaan diatas akan diketahui capaian hasil dalam bentuk persentase.

 F.   Karakteristik Indikator Kinerja

Kinerja organisasi memiliki banyak macam pengertian, namun seperti yang dikatakan salah satu teori kinerja organisasi dari Ghosh dan Mukherjee (2006: 1) yang mendefinisikan kinerja organisasi, sebagai berikut:

Corporate performance is the final result of all activities. In evaluating performance the emphasis is on assessing the current behavior of the organization in respect to its efficiency and effectiveness. The appropriate performance measurement tool should be: Relevant to the strategic goals of the organization and accountable to the individuals concerned, focus on measurable outputs, verifiable.

Secara mendasar dapat disampaikan bahwa kinerja organisasi sebagai hasil akhir dari semua kegiatan. Dalam mengevaluasi kinerja organisasi penekanannya adalah pada menilai perilaku saat ini dari organisasi dalam hal efisiensi dan efektivitas yang dituangkan dalam program kegiatan, sesuai alat ukur kinerja harus Relevan dengan tujuan strategis organisasi dan bertanggung jawab kepada orang yang bersangkutan, fokus pada output terukur, dan dapat diverifikasi.

 G.  Karakteristik Indikator Kinerja 

Berikut secara umum dapat dipaparkan Karakteristik Indikator Kinerja sebagai berikut :

Relevan

Indikator idealnya harus relevan dengan organisasi, yang dapat diuji dengan mengkorelasikan indikator kinerja dengan sasaran strategis dan tujuan atau tugas pokok organisasi. Relevansi dimaksudkan bahwa perlu adanya kesesuaian dan keselarasan dengan kebutuhan organisasi.

Misalnya kegiatan penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran, maka keluarannya adalah berapa buah buku dalam satu tahun. Dengan demikian akan jelas antara nomenklatur kegiatan dan output yang dihasilkan.

Definisi yang jelas

Uraian indikator kinerja harus dapat dipahami dan menjadi informasi yang dimengerti organisasi maupun pihak lain yang ingin mengetahui arah kegiatan. Hindari istilah yang sulit dimengerti dan dapat menimbulkan salah pengertian.

Misalnya “melakukan asistensi yang continue” lebih mudah dimengerti adalah melakukan pendampingan secara berkesinambungan.

 Mudah dimengerti dan digunakan

Informasi yang disampaikan haruslah dapat dimengerti seketika pada saat pesan tersebut sampai kepihak lain. Apapun defenisi yang dipaparkan dengan menggunakan istilah teknis dalam bidang tertentu tidak akan menjadi masalah asalkan meghindari konsep yang abstrak dan dapat menimbulkan salah tafsir.

Misalnya, pernyataan  “tersedianya guru yang berkompoten”  akan sangat sulit dimengerti jika dibandingkan dengan pernyataan “tersedianya guru yang berkualifikasi pendidikan S1.
Dapat dibandingkan

Indikator yang dapat dibandingkan agar dengan satu pernyataan saja dapat menjawab kebutuhan waktu atau menerangkan kondisi tertentu.

Aspek yang penting dalam membandingkan indikator kinerja adalah konteks yang terkait dengan perbandingan. Jika indikatir yang tidak dibandingkan secara langsung, salah satu kemungkinan untuk mengatasinya dengan melakukan standarisasi data.

Misalnya, “Jumlah pengunjung taman wisata perbulan” indikator ini akan sangat mudah dibandingkan baik dalam periode antar waktu, antar lokasi taman wisata dan antar daerah.

Dapat diverifikasi

indikator pun harus dapat diteliti dan diferivikasi jika dimungkinkan dapat dihitung kembali, dengan system pengambilan data yang baik dan dapat diferivikasi keakuratan sesuai yang diharapkan.

Misalnya; “Jumlah pegawai yang menerima uang lembur”, menunjukan ukuran waktu dan volume kerja pegawai diluar jam kerja normal dan dapat dibuktikan dengan daftar absen lembur diluar jam kantor normal.

Biaya yang Efektif

Kriteria biaya yang efektif adalah menyesuaian antara biaya pengumpulan data dengan manfaat dari informasi yang diperoleh. Jika dimungkinkan, indikator harus berdasarkan informasi yang sudah tersedia dan terkait dengan kegiatan pengumpulan data yang biasanya digunakan berdasarkan cost dan benefit dalam menggunakan indikator kinerja.

Tidak Berdwimakna

Menunjukan apakah mengalami perbaikan, peningkatan atau terjadi kemerosotan dalam memberikan pelayanan. Harus menyatakan pesan yang jelas dan tidak berdwimakna dengan cara dirancang dan diukur agar perbaikan indikatornya dapat dipahami penerima pesan.

Misalnya, contoh pernyataan yang perlu dihindari adalah “jumlah temuan dalam Berita Acara Pemeriksaan Auditor dapat diminimalisir” kalimat tersebut dapat mengandung dua makna yaitu pertama : kata diminimalisir dapat mengandung arti pertanggungjawaban keuangan sudah mampu menjawab kebutuhan pertanggungjawaban atau yang kedua minimalisir dapat menjadikan keseluruhan kalimat tersebut mengandung arti auditor mensiasati atau melakukan kecurangan untuk menutupi temuan pertanggung jawaban sebuah laporan.

Dapat dihubungkan

Artinya bahwa ada korelasi antar indikator kinerja yang menjadi ukuran kinerja nantinya secara wajar, maupun antar unit kerja saling berhubungan agar meningkatkan peran serta staf dan pimpinan.

Misalnya, “selisih antara anggaran dan realisasi belanja” dapat menjadi indikator kinerja yang baik maupun buruk, tergantung bagaimana menerapkannya. Menjadi suatu pengukuran yang baik jika anggaran dibangun untuk suatu instansi dan orang yang bertanggungjawab atas belanja, juga untuk pemegang anggaran dan mendapat informasi yang dibutuhkan untuk mengendalikan angaran, namun jika digunakan untuk memantau tanpa tenggungjawab untuk mengendalikan anggaran, maka kinerja tidak dihubungkan dengan indikator.

Responsif

Indikator kinerja harus merespon adanya perubahan. Suatu indikator yang merubah kinerja lebih spesifik dan menunjukan batasan penggunaan. Hal ini menjadi masalah utama, dengan adanya indikator yang bersifat kualitatif (ya/tidak), dalam perkembangannya untuk mendapatkan jawaban “ya” menjadi tidak dapat diperoleh. Masalah ini dapat dipecahkan dengan indikator pertanyaan “ya/tidak” secara bersama-sama untuk memberikan gambaran tentang kemajuan, atau melalui penggantian indikator “ya/tidak” menjadi suatu pertanyaan proses bagaimana yang menjadi criteria untuk menjawab “ya”?

Menghindari Dorongan yang Bertentangan

Perlu diperhatikan dan dipahami sesuatu yang diusulkan adalah sesuatu yang perlu dihindari dari pertentangan antara yang diusulkan oleh staf atau atasan untuk memindahkan masalah ke organisasi lain atau ke tempat lain tidak dapat diukur atau dialokasikan kesumber-sumber yang tidak sesuai, karena kegiatannya tidak dapat diukur. Indikator kinerja seharusnya tidak mudah untuk dimanipulasi.

Misalnya indikator kinerja tidak selamanya mempunyai dampak seperti yang diinginkan, “persentasi keatangan Kapal Motor Penyeberangan (KMP) yang tiba dalam waktu 10 menit dari batas waktu kedatangan. Indikator ini akan menghasilkan situasi, dimana terdapat dua KMP pada jalur pelabuhan yang sama datang terlambat, satu KMP akan datang lebih terlambat, karena KMP yang lainnya datang tepat waktu. 

Inovatif

Definisi indikator tidak harus menghalangi organisasi dalam mengembangkan proses inovasi atau metode-metode alternative yang baru, system atau prosedur untuk memperbaiki pelayanan yang diberikan. Indikator kinerja idealnya dibangun dengan penerima usulan-usulan inovasi. Biasanya indikator yang berfokus outcome terhadap kepuasan masyarakat lebih disukai dari pada indikator yang terikat pada proses yang ada.

Akurat secara statistik

Perlu menjelaskan data statistik tentang kecendurungan tahunan yang substantive, perlu diperhatikan apakah indikator kinerja telah menggunakan suatu metode yang benar untuk mengukur pengembangan kinerja atau apakah memungkinkan mendapatkan sampel yang lebih besar.

Misalnya, persentase atas faktur yang dibayar dalam jangka waktu 30 hari, berdasarkan analisis dari semua faktur, atau dari sampel faktur. Hal ini akan memberikan tingkat ketepatan yang cukup handal.

Tepat Waktu

Berdasarkan waktu yang direncanakan dan target tersebut harus menjelaskan ketepatan waktu yang jelas yang hendak digunakan sebagai batasan kegiatan.

Misalnya, target pekerjaan dalam 6 bulan merupakan pengukuran strategis untuk menyelesaikan kegiatan tepat waktu dengan segalah konsikuensi yang telah dianalisis sesuai kebutuhan.

Menilai Kriteria yang Penting

Pemenuhan kriteria yang tepat dalam prakteknya sangat sulit untuk dilakukan sehingga secara bertahap perlu dilakukan perbaikan-perbaikan sesuai pengalaman yang terjadi. Sebagaian besar indikator kinerja mungkin dinilai belum memenuhi satu atau dua kriteria sehingga dalam pelaksanaannya perlu dilakukan perbaikan sehingga akan memberikan pesan yang mendalam. 

   Pustaka

-      Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

-      Peraturan Menteri Negara PAN Nomor: PER/09/M.PAN/5/2007 tentang  Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah

-      Handoko, T. H. (1996), Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Yogyakarta : BPFE.

-      Mudrajad Kuncoro, Perencanaan Daerah, penerbit Salemba Empat 2012

-      Pengukuran Kinerja Analisis Regulasi dan Kebijakan Publik Pelayanan Terpadu, Modul Program Pendidikan Non Gelar Auditor Sektor Publik

-      Robbins, Stephen P (2001), Perilaku Organisasi, Edisi Kedelapan, Penerbit : PT. Prehalindo, Jakarta.