MANAJEMEN PERSEDIAAN

MANAJEMEN PERSEDIAAN

A.    Pengertian Dan Jenis-Jenis Persediaan.

Apapun perusahaannya dalam setiap proses distribusi barang selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa yang dihasilkan.  Hal ini mungkin terjadi, karena tidak selamanya barang – barang atau jasa – jasa tersedia pada setiap saat, yang berarti pula bahwa pengusaha akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya ia dapatkan.  Jadi persediaan sangat penting artinya untuk setiap perusahaan baik perusahaan yang menghasilkan barang atau jasa.  Persediaan ini diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut ( terjadinya kelancaran usaha ) hendaknya lebih besar dari pada biaya – biaya yang ditimbulkannya.

            Pengertian dari persediaan adalah dalam hal ini merupakan suatu aktiva yang meliputi barang – barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, atau persediaan barang – barang yang masih dalam pengerjaan/ proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam satu periode produksi.  Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan – bahan, parts yang disediakan dan bahan – bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta baranga – barang jadi / produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu.  Secara praktis, semua hal atau barang – barang yang sifatnya berwujud, termasuk kelompok persediaan inipada suatu saat atau saat lainnya.

            Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut – turut untuk memproduksi barang – barang serta selanjutnya menyampaikannya pada pelanggan atau konsumen.  Persediaan memungkinkan produk – produk dihasilkan pada tempat yang jauh dari pelanggan dan sumber bahan mentah.  Dengan adanya persediaan, produksi tidak perlu dilakukan khusus buat konsumsi, atau sebaliknya tidak perlu  konsumsi didesak supaya sesuai denga kepentingan produksi.

Adapun alasan diberlakukannya persediaan oleh suatu perusahaan pabrik adalah karena  :

1.         Dibutuhkanya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi untuk memindahkan produk dari suatu tingkat ke tingkat proses yang lain, yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan.

2.         Alasan organisasi, untuk memungkinkan satu unit atau bagian pembuat skedul operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya.

Sedangkan persediaan yang diadakan mulai dari yang bentuk bahan mentah sampai dengan barang jadi, antara lain berguna untuk dapat  :

1.     Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan – bahan yang dibutuhkan perusahaan.

2.   Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

3.     Untuk menumpuk bahan – bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

4.   Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.

5.       Mencapai penggunaan mesin yang optimal.

6.     Memberikan pelayanan ( service ) kepada pelanggan dengan sebaik – baiknya dimana keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.

7.         Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan dan penjualannya.

Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara continue diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali.  Sebagian besar dari sumber – sumber perusahaan juga sering dikaitkan di dalam persediaan yang akan digunakan dalam perusahaan pabrik.  Nilai dari persediaan harus dicatat, digolong – golongkan menurut sejenisnya yang kemudian dibuatkan perincian dari masing – masing barangnya dalam suatu periode yang bersangkutan.  Pada akhir suatu periode, pengalokasian biaya – biaya dapat dibebankan pada aktivitas yang terjadi dalam periode tersebut dan untuk aktivitas mendatang juga harus ditentukan atau dibuat.  Dalam mengalokasikan biaya – biaya, biasanya setiap perusahaan mengenal pusat – pusat biaya untuk mengukur hasil yang telah dicapai dalam suatu periode tertentu sehubungan dengan penentuan dari posisi keuangan perusahaan sebagai suatu unit usaha.  Kegagalan dalam mengalokasikan biaya akan dapat menimbulkan kegagalan dalam mengetahui posisi keuangan dan kemajuan yang telah dicapai oleh suatu perusahaan secara layak.

Dari keterangan diatas dapatlah diketahui bahwa persediaan sangat penting artinya bagi suatu perusahaan pabrik karena berfungsi menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu barang dan menyampaikannya kepada konsumen.  Hal ini berarti dengan adanya persediaan memungkinkan terlaksananya operasi produksi, karena faktor waktu antara operasi itu dapat dihilangkan sama sekali, walaupun sebenanya dapat diminimumkan.  Persediaan dapat diminimumkan dengan mengadakan perencanaan produksi yang lebih baik, serta organisasi bagian produksi yang lebih efisien.

Demikian persediaan adalah bagian yang sangat penting dalam suatu bisnis.  Alasannya adalah Persediaan cendrung menyembunyikan persoalan.  Dengan mencerahkan masalah persediaan membuat permasalahan menjadi sederhana, namun demikian permasalahan yang sering muncul adalah persediaan sangat mahal dikelola.  Akibatnya kebijakan operasi yang bijaksana sangat diperlukan dalam mengelola persediaan dapat ditekan sekecil mungkin.

Karena pentingnya persediaan bagi suatu perusahaan baik itu perusahaan industri maupun perdagangan maka persediaan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan dapat dikelompokan sebagai berikut  :

1.      Persediaan bahan baku yaitu persediaan dari barang – barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber – sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.  Bahan baku dibutuhkan oleh pabrik untuk diolah, yang setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi ( finished goods ).  Jadi pengertian dari bahan baku meliputi semua bahan yang dipergunakan dalam perusahaan pabrik, kecuali terhadap bahan – bahan yang secara fisik akan digabungkan dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan pabrik tersebut.

2.      Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli yaitu persediaan barang – barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya.  Jadi bentuk barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan dalam operasi.

3.      Persediaan bahan -  bahan pembantu atau barang – barang perlengkapan yaitu persediaan barang – barang atau bahan – bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidaka merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.

4.      Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses yaitu persediaan barang – barang yang keluar dari tiap – tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan – bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi.  Tetapi mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu pabrik, merupakan barang jadi bagi pabrik lain karena proses produksinya sampai disitu saja.  Mungkin pula barang setengah jadi itu merupakan bahan baku bagi perusahaan lainnya yang akan memprosesnya menjadi barang jadi.  Jadi pengertian dari barang setengan jadi atau barang dalam proses adalah merupakan barang – barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih merupakan proses lebih lanjut lagi di pabrikitu sehingga menjadi barang jadi yang sudah siap untuk dijual kepada konsumen atau pelanggan.

5.      Persediaan barang jadi yaitu persediaan barang – barang yang telah selesai proses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain.  Jadi barang jadi ini adalah merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual.

Dengan penjelasan terperinci diatas, maka persediaan berfungsi untuk :

a.       Menyediakan stock barang untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

b.      Mencocokan (match) produksi dengan distribusi.

c.       Mengambil keuntungan dari diskon karena pembelian dalam jumlah besar.

d.      Menghindari inflasi dan perubahan harga.

e.    Menghindari kekurangan stock karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu dan pengiriman, dan,

f.    Menjaga operasi agar berjalan lancar dengan menggunakan persediaan barang WIP (Work in Proces).

Pengelolaan segalah jenis aktiva merupakan masalah persediaan; dalam kegiatan meminjam uang membeli bahan baku untuk produksi, atau dalam proses membeli mesin dan peralatan lebih murah bila kita membeli lebih banyak dari pada sekedar untuk memenuhi kebutuhan mendadak. Dengan pandangan ini sebagai patokan dasar, kita kembangkan dasar teoritis untuk proses menentukan besarnya pembelian yang optimal, yang juga berarti menentukan investasi yang optimal pada persediaan dan kapan waktunya untuk memesan kembali. Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. Persediaan menjadi sangat penting karena persedian berhubungan dengan pembentukan keunggulan kompetitif jangka panjang.

Hal-hal yang sangat dipengaruhi oleh tingkat persediaan :

1.      Kualitas                                  5. Kapasitas berlebih

2.      Rekayasa Produk                  6. Kemampuan merespon pelanggan

3.      Harga                                      7. Tenggang waktu

4.      Lembur                                  8. Profitabilitas keseluruhan

Artinya : Perusahaan dengan tingkat persediaan lebih tinggi dari perusahaan lain  memiliki kecendrungan untuk berada dalam kompetitif yang lebih rendah (persediaan tinggi menimbulkan biaya persediaan tinggi, menimbulkan  biaya tinggi kemudian akan mempengaruhi laba)

Dengan demikian pihak perusahaan perlu melakukan pengelolaan Persediaan, karena :

1.      Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.

2.      Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.

3.      Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.

Biaya-biaya yang berhubungan dengan Persediaan :

-   Biaya Penyimpanan / Carrying Cost : biaya untuk menyimpan persediaan. Contoh : Biaya asuransi, Biaya Gudang, pajak persediaan, keusangan/penyusutan dan biaya ruang penyimpanan.

-   Biaya Pemesanan / Ordering Cost : biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan. Contoh : Biaya pemrosesan pesanan , biaya asuransi untuk pengiriman, biaya pembongkaran, Potongan harga karena jumlah pembelian besar.

-   Biaya Persiapan atau penyetelan / Setup Cost : biaya untuk menyiapkan peralatan dan fasilitas sehingga dapat digunakan untuk memproduksi produk atau komponen tertentu. Contoh : biaya uji coba produksi.

-   Biaya Habisnya Persediaan / Stockout Cost : Biaya yang terjadi karena tidak dapat menyediakan produk ketika diminta pelanggan. Contoh : penjualan yang hilang (baik saat ini maupun dimasa yang akan datang), Kehilangan kepercayaan konsumen terhadap produk yang tawarkan, gangguan jadwal produksi.

A.    Economic Order Quantity (EOQ)

Biaya pemesan variabel dan biaya penyimpanan variabel mempunyai hubungan terbalik, yaitu semakin tinggi frekuensi pemesanan, maka semakin rendah biaya penyimpanan variabel. Agar biaya pemesanan variabel dan biaya penyimpanan variabel dapat ditekan serendah mungkin, maka perlu dicari jumlah pembelian yang paling ekonomis, yaitu dengan rumus :

EOQ = 2 A S / C P

 

EOQ = Economic Order Quantity

A = Kebutuhan Bahan Baku untuk Tahun yang akan datang

S = Biaya pemesanan variabel setiap kali pemesanan

C = Biaya/unit, harga faktur dan biaya angkut/unit yang dibeli

P = Biaya penyimpanan variabel yang dihitung berdasarkan % dari C

Contoh :

PT. STEFANO pada awal tahun 2001 menyusun anggaran biaya bahan baku sebagai

berikut :

1. Kebutuhan bahan baku setahun = 12.000 Kg

2. Harga/unit bahan baku = Rp. 100

3. Biaya Pemesanan :

a. Biaya Variabel = Rp. 3.750

b. Biaya Tetap/tahun = Rp. 18.000

4. Biaya Penyimpanan :

a. Biaya Variabel = 10 %

b. Biaya Tetap/tahun = Rp. 6.000

Dari data di atas, maka EOQnya adalah :

           EOQ = 2 x 12.000 x Rp.3.750 / 100 x 10 % = 3.000 Kg

B.    Reorder Point

Agar pembelian bahan yang sudah ditetapkan dalam EOQ tidak mengganggu

kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahan baku.

Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah :

a.       Lead Time.

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selama masa lead time.

b.   Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu (Average Usage).

c.    Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan bahan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi. Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan rumus berikut ini :

Reorder Point = (LD x AU) + SS

  LD = Lead Time

AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata

SS = Safety Stock

Contoh :

PT. HELENZ ASRI menetapkan lead time bahan baku A selama 4 minggu, pemakaian rata-rata sebesar 250 Kg perminggu, safety stock yang ditaksir sebesar pemakaian rata-rata untuk 2 minggu. Dari data ini, maka reorder pointnya adalah sebagai berikut :

Reorder Point            = (4 x 250) + (2 x 250) = 1.500

C.     Safety Stock

Untuk menaksir besarnya safety stock, dapat dipakai cara yang relatif lebih teliti yaitu dengan metode sebagai berikut :

1.      Metode Perbedaan Pemakaian Maksimum dan Rata-Rata.

Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu (misalnya perminggu), kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time.

	Safety Stock = (Pemakaian Maksimum – Pemakaian Rata-Rata) Lead Time

 

Misalkan PT. Key Agung memperkirakan pemakaian maksimum bahan-bahan perminggu sebesar 650 kg, sedangkan pemakaian rata-ratanya sebesar 500 kg dan lamanya lead time 2 minggu, maka data-data tersebut safety stock sebesar:

Safety Stock = (650 – 500) ²

                        = 300 Kg

1.         Metode Statistika.

Untuk menentukan besarnya safety stock dengan metode ini, maka dapat digunakan program komputer kuadrat terkecil (least square). Untuk menggambarkan penggunaan metode ini, maka diberi contoh berikut ini, yaitu untuk menaksir safety stock tahun 2001 didasarkan pada data tahun 2000.

NO	Taksiran Pemakaian	Pemakaian Sesungguhnya	Deviasi	Kuadrat Deviasi
1	2.600	2.500	100	10.000
2	2.300	2.350	(50)	2.500
3	2.200	2.350	(150)	22.500
4	2.400	2.450	(50)	2.500
5	2.750	2.700	50	2.500
6	2.500	2.600	(100)	10.000
7	2.250	2.300	(50)	2.500
8	2.400	2.600	(200)	40.000
9	2.550	2.400	150	22.500
10	2.250	2.200	50	2.500
11	2.300	2.340	(40)	1.600
12	1.500	1.690	(190)	36.100
	28.000	28.480	(480)	155.200

Langkah-langkah menghitung Safety Stock :

1. Menghitung Rata-rata Deviasi = (480) : 12 = 40

2. Menghitung selisih antara total deviasi kuadrat dengan total deviasi dikuadratkan dibagi n

                          (480)²

= 155.200                        = 136.000

                                n

3. Hasil langkah kedua dibagi n-1 dan hasilnya diakar kuadrat.

               136.000

= √                                 = 111,19

                 12 – 1

4. Untuk menghitung besarnya safety stock dipengaruhi 2 (dua) faktor yaitu :

-   Besarnya derajat signifikan standar deviasi pada kurva normal yang digunakan misalnya 97% = 2 atau 99,5% = 3

-   Lamanya jangka waktu yang digunakan sebagai dasar perhitungan. Misalkan derajat signifikan yang digunakan sebesar  99,5%, dan lama jangka waktu dasar selama 4 bulan, maka safety stock :

= (3 x 111,19 x √4) – (-40 x 4)

= 827,14

1.     Just In Time

Just In Time merupakan pendekatan untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan persiapan yang sangat berbeda dari pendekatan tradisional. Pendekatan tradisional mengakui biaya penyiapan dan kemudian menentukan kuantitas pesanan yang merupakan saldo terbaik dari dua kategori biaya. Dilain pihak, Just In Time  tidak mengakui biaya persiapan, tetapi sebaliknya Just In Time  mencoba menekan biaya-biaya ini sampai nol. Jika biaya penyiapan tidak menjadi signifikan, maka biaya tersisa yang akan diminimalkan adalah biaya penyimpanan, yang dilakukan dengan mengurangi persediaan sampai ketingkat yang sangat rendah. Pendekatan inilah yang mendorong untuk persediaan nol dalam sistem Just In Time.

Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan : kegagalan mesin, kerusakan bahan, dan ketidaktersediaan bahan baku, sehingga memiliki persediaan merupakan salah satu solusi tradisional atas semua masalah tersebut. 

Mereka yang mendukung pendekatan Just In Time  berpendapat bahwa persediaan yang banyak tidak akan memecahkan masalah, tetapi hanya menyamarkan atau menutupi masalah. Just In Time  dapat memecahkan ketiga masalah di atas dengan menekankan pada pemeliharaan total dan pengendalian mutu total serta membina hubungan baik dengan pemasok.